Documentbeheer maakt onderdeel uit van de administratie van een bedrijf. Bepaalde documenten zijn zo belangrijk dat ze niet verloren mogen gaan. Ze bevatten bijvoorbeeld historische kennis die voor latere generaties bewaard moet blijven. Een archiefopslag is de juiste plek om de documenten te bewaren. Bovendien heeft een dergelijke plek ook een zeer praktische functie. Zo bescherm je de documenten tegen beschadiging of diefstal.
Archiefopslag
Als bedrijf is het zeer handig om gebruik te kunnen maken van een archiefopslag. Het biedt namelijk allerlei praktische voordelen die je niet hebt als documenten door het bedrijf worden bewaard. Zo kan het helaas gebeuren dat documenten verloren gaan bij een brand of waterschade. Of misschien krijgt het bedrijf te maken met diefstal, waardoor de documenten worden gestolen. Dit is een regelrechte ramp voor het bedrijf wanneer het gaat om belangrijke informatie. Gelukkig is dit probleem te voorkomen door een archiefopslag te gebruiken. Hierbij worden essentiële documenten van een bedrijf opgeslagen in een professionele ruimte.
Efficiënt beheer
Het opslaan van documenten in een archiefopslag betekent overigens niet dat het document niet meer te raadplegen is. Als je het snel even nodig hebt hoef je slechts de database van het desbetreffende archief te raadplegen. Het opvragen van een document uit het archief gebeurt tegenwoordig erg snel en efficiënt. Bovendien weet je zeker dat het archief de documenten op correcte wijze beheerd. Dit vindt namelijk plaats volgens de richtlijnen van de Rijksarchiefinspectie, die toezicht houdt op het online beheer van de documenten.
Ruimte besparen
Een ander voordeel van archiefopslag is dat je ruimte bespaart. Niet langer slingeren de documenten ergens op kantoor rond, met het risico om vermist te raken. Kortom: het is een zeer efficiënte manier van documenten beheren. Archiefopslag kost bovendien niet veel geld. Een archief in het eigen bedrijf brengt bijvoorbeeld energiekosten met zich mee die je nu niet hebt. Wat betreft de kosten kun je het beste een offerte aanvragen bij het archief.
